El problema
Lo que está en la bodega sin venderse es dinero detenido. Y lo que se acaba justo antes de un pedido es una venta perdida. Casi siempre pasa por lo mismo: nadie tiene a mano cuánto se vende de cada producto ni cuándo conviene pedir de nuevo.
Versión con IA
Antes de empezar · Cuida tus datos
Prepara tu hoja con estas columnas: código del producto, nombre, existencia actual, unidades vendidas en cada mes (los últimos 3 a 6 meses) y días que tarda el proveedor en entregar. Si vas a compartir el archivo con terceros (un asesor, un proveedor, otra persona), quita las columnas de precio de costo y de margen. Son datos confidenciales y la IA no los necesita para calcular rotación ni reorden. Tampoco pegues nombres de proveedores si no hace falta.
Paso 1 · Detecta lo que rota, lo parado y lo que falta
Te paso el inventario de mi negocio de [rubro] en [país]. Hoy es [fecha de hoy]. 1. Calcula la rotación de cada producto: unidades vendidas en el período dividido entre la existencia promedio. Si no tengo existencia promedio, usa la actual y avísame. 2. Clasifica cada producto en: rota rápido, rota normal, rota lento y parado (sin ventas en los últimos [número] meses). 3. Dame una lista de los productos parados con su existencia actual. 4. Dame una lista de los productos con riesgo de faltante: los que, al ritmo de venta actual, se acaban en menos de [número] días. Muéstralo en tablas. No inventes datos: si falta una venta o una existencia, márcalo como «falta dato». [pega aquí tu hoja o sube el archivo]
Paso 2 · Calcula el punto de reorden
El punto de reorden es la cantidad de existencia a la que debes hacer el pedido. Si lo haces antes, compras de más. Si lo haces después, te quedas sin producto mientras llega el pedido.
La fórmula es:
Punto de reorden = (consumo diario promedio × días de entrega) + stock de seguridad
- Consumo diario promedio: unidades vendidas en el período ÷ días del período.
- Días de entrega: lo que tarda tu proveedor desde que pides hasta que recibes.
- Stock de seguridad: un colchón para ventas más altas de lo normal o entregas tardías. Lo defines tú, por ejemplo, unos días extra de consumo.
Con los datos de ventas que te pasé, calcula para cada producto: 1. El consumo diario promedio. 2. El punto de reorden usando esta fórmula: (consumo diario promedio × días de entrega) + stock de seguridad. Como stock de seguridad usa [número] días de consumo. 3. Márcame con «PEDIR YA» los productos cuya existencia actual ya está en el punto de reorden o por debajo. Muéstrame la fórmula aplicada en un producto como ejemplo, para que yo pueda revisarla.
Paso 3 · Orden de compra sugerida
Con los productos marcados «PEDIR YA», arma una orden de compra sugerida. Para cada producto indica cuántas unidades pedir para cubrir [número] días de venta, restando lo que ya tengo. Agrúpalos por proveedor. No incluyas precios de costo. Déjame una columna vacía de «Cantidad aprobada» para que yo corrija antes de enviar.
Revisa siempre la orden antes de enviarla. La IA propone; tú decides qué comprar según temporada, promociones y tu caja disponible.
Versión a mano
- En tu Excel agrega una columna «Consumo diario» con la fórmula
=ventas del período / días del período. - Agrega «Punto de reorden» con
=consumo diario * días de entrega + stock de seguridad. - Agrega «Estado» con
=SI(existencia<=punto de reorden; "PEDIR YA"; "OK"). - Marca «parado» a todo producto con ventas en cero en los últimos meses que definas.
- Revisa la hoja una vez por semana, siempre el mismo día.
Cuándo ya necesitas un sistema
Si manejas más de 100 productos, si vendes por varios canales a la vez o si la existencia de tu hoja casi nunca coincide con la bodega. Un sistema puede leer tus ventas, descontar la existencia al instante, avisarte cuando un producto llega a su punto de reorden y dejarte lista la orden de compra.