El problema
Cada mes alguien pasa horas copiando a mano las facturas de compra: proveedor, número, fecha, base, impuesto y total. Es el trabajo más repetido de la oficina, y es justo donde aparecen los errores: un número mal tipeado, una factura duplicada o un impuesto que no cuadra.
Versión con IA
Paso 1 · Extrae los datos
Sube a ChatGPT, Claude o Gemini las facturas en PDF o en foto (de 5 a 10 por tanda funciona mejor).
Te paso facturas de compra de mi negocio en [país]. De cada una extrae, en una tabla con una fila por factura: proveedor · número de identificación fiscal del proveedor ([RIF / NIT / RUT / RUC / NIF] según el país) · número de factura · número de control (si aparece) · fecha de emisión · base imponible · porcentaje de impuesto · monto del impuesto · total · moneda. Reglas: - Copia los números tal como aparecen; no redondees. - Si un dato no se lee bien, escribe «revisar» en vez de adivinarlo. - Al final, entrégame la tabla lista para copiar en Excel (separada por tabulaciones).
Paso 2 · Revisa que cuadre
Revisa la tabla que me diste: 1. ¿En cada factura, base + impuesto = total? Marca las que no cuadren y por cuánto. 2. ¿Hay facturas repetidas (mismo proveedor y mismo número)? 3. ¿Hay alguna con fecha fuera de [mes y año]? 4. Dame el total de base, de impuesto y general de la tanda.
Siempre compara al menos 2 facturas contra el original. La IA lee bien, pero no es infalible, y una cifra mal leída en una factura de compra afecta tus impuestos.
Versión a mano
- Una plantilla en Excel con las mismas columnas del paso 1, y una carpeta por mes donde guardas cada factura con el nombre
AAAA-MM-DD_proveedor_numero. - Una columna de control con
=base+impuesto-total: tiene que dar 0. - Formato condicional para que se pinte de rojo cualquier fila que no dé 0.
Cuándo ya necesitas un sistema
Si recibes más de 50 facturas al mes, o si te llegan por correo y alguien tiene que descargarlas una por una. Un sistema puede tomarlas directamente del correo, extraer los datos, revisar que cuadren, guardarlas ordenadas y avisarte solo de las que tienen un problema.