Prepara tu IVA y tu retención en la fuente sin llegar al último día

El problema

Cada periodo toca juntar ventas, compras, retenciones practicadas y retenciones que te practicaron, y casi siempre algo falta: una factura electrónica que tu proveedor emitió y no te llegó, o una venta que no quedó en el listado. Si lo descubres el día del vencimiento, ya no hay tiempo de corregir con calma.

Antes de empezar · Cuida tus datos

Si vas a pegar listados, quita los NIT y los nombres de clientes y proveedores (usa «Proveedor A», «Cliente 1»). Para ordenar y cuadrar, la IA no necesita saber quién es quién.

Qué juntar antes de cada periodo

1. Listado de ventas del periodo (facturas electrónicas emitidas, notas crédito y notas débito).
2. Listado de compras y gastos (facturas electrónicas recibidas y documentos soporte, si aplican).
3. Retenciones en la fuente practicadas a tus proveedores y las que te practicaron a ti (certificados y soportes).
4. El saldo a favor del periodo anterior, si lo hubo.
5. Lo que reporta la DIAN sobre tus facturas electrónicas emitidas y recibidas, descargado desde tu servicio en línea de la DIAN.
6. Tu periodicidad: si declaras IVA de forma bimestral o cuatrimestral y cómo te corresponde la retención. Esto depende de tu situación; confírmalo con tu contador y en el calendario oficial.

Versión con IA

Paso 1 · Ordena el periodo

Soy una pyme en Colombia. Te paso dos tablas del periodo [mes(es) y año]: ventas y compras. Moneda: pesos colombianos.
1. Unifica el formato de fechas y de números.
2. Agrupa por tarifa de IVA según aparece en cada factura (no asumas tarifas).
3. Dame el total de base, de IVA y general de ventas y de compras.
4. Marca cualquier fila sin número de factura, sin fecha o con fecha fuera del periodo.
No inventes datos: si falta un monto escribe «falta dato».
[pega aquí ventas y compras]

Paso 2 · Detecta facturas que faltan contra lo que reporta la DIAN

Tengo dos listados de facturas electrónicas de compra del periodo [periodo]: A) lo que tengo registrado en mi contabilidad y B) lo que aparece en el reporte de la DIAN. Compáralos por número de factura (o CUFE si aparece) y por proveedor.
1. Dame las facturas que están en B y no en A.
2. Dame las que están en A y no en B.
3. Dame las que están en ambos pero con valor distinto, y la diferencia.
4. No des por hecho que una diferencia es un error: es una lista para revisar.
[pega aquí A y B]

Paso 3 · Revisa las retenciones

Te paso la lista de pagos a proveedores del periodo con el concepto y la retención que practiqué. Revisa:
1. ¿Hay pagos sin retención aplicada? Lista cuáles y por qué podría ser (por ejemplo, el proveedor no está sujeto o está bajo un tope). No decidas: pregúntame o marca «consultar con el contador».
2. ¿Hay conceptos iguales con porcentajes de retención distintos?
3. Totaliza la retención por concepto.
[pega aquí los pagos]

Paso 4 · Preguntas para tu contador

Con lo anterior, arma una lista corta de preguntas para llevarle a mi contador antes de declarar: diferencias sin explicar, facturas faltantes, retenciones dudosas y saldos a favor. Una línea por pregunta.

Compara siempre al menos 3 filas contra la factura original. La IA ordena y compara bien, pero puede leer mal una cifra.

Cómo leer el calendario tributario oficial

• Entra al Calendario Tributario de la DIAN (enlace abajo). La página organiza los vencimientos por año y por mes.
• Las fechas dependen del tipo de obligación y, en general, del último dígito (o los últimos dígitos) del NIT. Busca la fila de tu obligación y la columna de tu dígito.
• No copies fechas de una publicación de terceros ni de un año anterior: consulta el calendario vigente en la DIAN y anótalo en tu agenda con 5 días hábiles de margen para reunir la información.
• Si tienes dudas sobre qué te corresponde declarar, verificar con tu contador.

Versión a mano

1. Una hoja de ventas y otra de compras, con las mismas columnas del Paso 1.
2. Una tercera hoja con lo que baja de la DIAN y la función BUSCARV (o XLOOKUP) por número de factura para ver cuáles no aparecen.
3. Una columna de control =base + IVA - total que debe dar 0.

Cuándo ya necesitas un sistema

Si recibes o emites más de 50 facturas al mes o si todos los periodos repites el mismo cruce a mano. Un sistema puede descargar los listados, cruzarlos, señalar las facturas que faltan y dejarte el resumen listo para tu contador.

Fuentes oficiales (consultadas el 18/10/2026):

• DIAN, Calendario Tributario: https://www.dian.gov.co/Paginas/CalendarioTributario.aspx
• DIAN, Sistema de facturación electrónica: https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/