El problema
Una factura que se cobra tarde es dinero que trabaja para otro. Casi nunca se pierde por mala fe: se pierde porque nadie tiene tiempo de revisar quién debe, desde cuándo, y de escribir el recordatorio con el tono justo.
Versión con IA
Paso 1 · Ordena lo que te deben
Exporta de tu sistema o de tu Excel la lista de facturas pendientes con estas columnas: cliente, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento y monto. Antes de pegarla, cambia el nombre de cada cliente por un código (Cliente 1, Cliente 2…): así no compartes datos de tus clientes con la IA.
Te paso mi lista de facturas pendientes de cobro. Hoy es [fecha de hoy]. 1. Calcula los días de atraso de cada factura según su fecha de vencimiento. 2. Agrúpalas en: al día, 1 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y más de 90 días. Dame el total de cada grupo y el porcentaje sobre el total. 3. Ordena a los clientes de mayor a menor monto vencido. 4. Dime cuáles 5 debo llamar primero y por qué (monto, antigüedad o riesgo). Muéstralo en una tabla. No inventes datos: si falta una fecha o un monto, márcalo como «falta dato». [pega aquí tu lista]
Paso 2 · Redacta los recordatorios
Escríbeme tres mensajes de cobranza para [Cliente X], que me debe [monto] de la factura [número], vencida el [fecha]. Somos [tu negocio] y le vendemos [qué le vendes]. - Mensaje 1 (día 1 de atraso): amable, como recordatorio, con los datos para pagar. - Mensaje 2 (día 7): firme y cordial, pide una fecha de pago concreta. - Mensaje 3 (día 15): serio, propone un acuerdo de pago y menciona que, de no recibir respuesta, se suspenden nuevos pedidos. Cada uno con versión WhatsApp (corto, máximo 4 líneas) y versión correo (con asunto). En español neutro, de usted, sin amenazas ni lenguaje legal.
Versión a mano
- En tu Excel agrega una columna «Días de atraso» con la fórmula
=HOY()-[celda de vencimiento]. - Filtra por más de 0 y ordena de mayor a menor.
- Guarda los tres mensajes del paso 2 como plantilla y cambia solo nombre, monto y fecha.
- Ponte un recordatorio fijo: todos los lunes a la misma hora, 20 minutos de cobranza.
Cuándo ya necesitas un sistema
Si emites más de 30 facturas al mes, si te pasas la semana persiguiendo pagos o si quieres que los recordatorios salgan solos el día exacto por WhatsApp o por correo, sin que tengas que acordarte. Eso ya es un sistema: lee tus facturas, calcula el atraso, envía el mensaje que toca y te avisa solo cuando alguien no responde.