El problema
En un despacho pequeño, el tiempo se va en leer documentos largos, anotar fechas a mano y redactar la misma carta con pequeños cambios. Un plazo olvidado cuesta mucho más que el tiempo que se ahorraría con un buen orden.
Confidencialidad primero
Este apartado va antes que cualquier prompt. Léelo completo.
- No subas datos identificables del cliente. Antes de pegar o subir un documento, cambia nombres por «Parte A» y «Parte B», y quita cédulas, DNI, NIF, números de expediente, direcciones, teléfonos, correos y cuentas bancarias.
- Revisa las políticas de la herramienta. Mira si usa lo que escribes para entrenar sus modelos, cuánto tiempo guarda las conversaciones y dónde se almacenan.
- Usa cuentas empresariales cuando existan. Suelen tener mejores condiciones de privacidad que las cuentas gratuitas personales.
- Respeta tu deber de secreto profesional. Si dudas de que un dato se pueda compartir, no lo compartas.
- La IA puede equivocarse o inventar citas. Puede citar leyes, artículos o sentencias que no existen o que no dicen lo que afirma. Todo se verifica contra la norma y la jurisprudencia vigentes antes de usarlo.
Versión con IA
Paso 1 · Resume un contrato o expediente y saca los plazos
Te paso un documento ya anonimizado: las partes aparecen como «Parte A» y «Parte B». El país es [país]. 1. Resúmelo en máximo 10 líneas: objeto, obligaciones de cada parte, duración y forma de terminarlo. 2. Extrae a una tabla todas las fechas, plazos y vencimientos, con estas columnas: concepto · fecha o plazo · quién debe cumplir · página o cláusula donde aparece. 3. Lista las cláusulas que merecen una lectura cuidadosa del abogado (penalidades, renovación automática, jurisdicción, exclusiones). No inventes datos: si algo no aparece en el texto, escribe «no consta». No cites leyes ni sentencias. [pega aquí el texto anonimizado]
Paso 2 · Primer borrador de una carta o comunicación al cliente
Redacta el primer borrador de una carta de [tipo: recordatorio de documentos / respuesta a una consulta / aviso de plazo / honorarios] dirigida a [Cliente A]. El tema es [explica el asunto en 2 o 3 frases, sin datos personales]. El tono es profesional y claro, de usted, en español neutro, sin lenguaje técnico innecesario. Máximo [número] líneas. Déjame entre [corchetes] los datos que debo completar yo y no cites normas.
Paso 3 · Checklist de documentos por tipo de caso
Arma una lista de documentos que normalmente se piden al cliente para un caso de [tipo de caso] en [país]. Organízala en una tabla: documento · para qué sirve · quién lo entrega · estado (pendiente / recibido). Al final, avísame que debo confirmar la lista contra la norma y los requisitos vigentes del trámite.
Todo lo que salga de la IA es un borrador. El abogado lo revisa, lo corrige y responde por él.
Versión a mano
- Una plantilla de resumen con campos fijos: partes, objeto, obligaciones, duración, terminación, cláusulas de riesgo.
- Una hoja de plazos con columnas de fecha, concepto, responsable y aviso previo. Revísala cada mañana.
- Un archivo de cartas tipo, con los datos variables entre corchetes.
- Un checklist por cada tipo de caso que atiendes, guardado en una carpeta.
Cuándo ya necesitas un sistema
Si llevas muchos expedientes a la vez, si te preocupa que se pase un plazo, o si quieres que los documentos queden anonimizados y ordenados antes de llegar a cualquier herramienta. Un sistema puede llevar el control de plazos, avisarte con tiempo y mantener los datos del cliente bajo tu control.